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Diez consejos para escribir un buen email

Posted by myarto en 21/09/2010

1. No envíes un correo electrónico a menos que sea necesario. Muchas veces existen fórmulas alternativas y más efectivas que el email para realizar una comunicación. Ten en cuenta que no sólo “perderás” el tiempo en escribirlo, sino que habitualmente, también recibirás una respuesta. Por tanto, el primer consejo es “antes de enviar un correo, valora si de verdad es necesario y si te va a aportar algo a ti”.
2. Ten claro lo que quieres escribir. Los peores enemigos del correo electrónico con la extensión y la ambigüedad. En la medida en que sepas resumir en pocas frases, las ideas que quieres transmitir, conseguirás un tiempo muy valioso para emplear en otros menesteres que se hará extensible, de paso, al receptor de tu mensaje.
3. Lo bueno si breve, dos veces bueno. En relación con el punto anterior, trata de ser lo más sencillo y directo posible en cada uno de tus mensajes. Probablemente, este sea uno de los puntos clave en el éxito de tus correos electrónicos.
4. Huye de formalismos en los correos habituales. Si existe cercanía con tu interlocutor, puedes ahorrarte esos párrafos de saludo o despedida formal que lo único que hacen es darle un toque más rococó a tus mensajes.
5. Sigue la “regla de las dos-tres frases”. Si en otros canales, como los mensajes de texto en los teléfonos móviles, o Twitter, somos capaces de comunicar en ciento cuarenta caracteres, ¿por qué no hacerlo también en un correo-e?. Para que el receptor de tu mensaje entienda y valore la brevedad de tus mensajes, puedes enlazar a las iniciativas two.sentenc.es o three.sentenc.es.
6. Facilita los emails largos. Si no te queda más remedio que redactar un correo electrónico, dótalo de estructura (con puntos, enumareciones, negritas o asteriscos. En el caso de enviar un informe, mejor hacerlo en archivo adjunto y acompañarlo de un par de líneas en el correo.
7. Aprovecha las respuestas prediseñadas. Puede ocurrir que habitualmente tengas que enviar la misma información a diferentes personas. Para estos casos, lo mejor es utilizar la funcionalidad que ofrecen algunos servicios como GMail bajo la opción “Respuestas Prediseñadas”. Te ahorrará muchísimo tiempo.
8. Lee antes de enviar. Este punto, es de cajón, pero en ocasiones pulsamos el botón enviar sin haber dado un respaso rápido al contenido del mensaje. Una lectura rápida antes de enviar puede ahorrarnos muchos problemas.
9. El “asunto” es el titular de tu “noticia”. Por eso trata de ser directo y preciso en su redacción. El asunto del mensaje debe sintetizar el contenido y ayudar a la persona que lo recibe a clasificarlo inmediatamente, para abrirlo inmediatamente o después. Debe ser lo penúltimo que hagas antes de enviar el correo.
10. Lo último de todo: escribe el destinatario. Efectivamente esta es la última cosa que debes hacer antes de enviar un correo electrónico, no antes. De esta forma evitarás situaciones comprometidas y dirigirás la información a la persona p personas adecuadas.

Un onceavo consejo: Utiliza correctamente el campo “Para” “Cc” y “Cco”.

Tomado de: http://golpedegato.blogspot.com/2010/09/los-diez-trucos-para-escribir-los.html

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